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Elektronisches Rechnungssystem

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen. Dabei wird die klassische papiergebundene Rechnung durch eine elektronische Rechnung ersetzt. Aber nicht nur die TXLOGISTIK profitiert von der Verbesserung, die viel einfache Archivierung der Rechnungen erspart auch dem Kunden Zeit und Aufwand. Und das Beste: gemeinsam werden nachhaltig Umweltressourcen geschont. 


Rechtliche Rahmenbedingungen

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011 elektronische Rechnungen den klassischen Papierrechnungen gleichgestellt. Damit hat Deutschland die EU-Bestimmung ‚Richtlinie2010/45/EU‘ umgesetzt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu gestalten. In Österreich gelten die Bestimmungen ab dem 1. Januar 2013.

Dabei muss eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Voraussetzungen erfüllen:

  1. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen.
  2. Die Rechnung muss in einem elektronischen Format (z.B. PDF) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden.
  3. Menschliche Lesbarkeit muss gewährleistet sein.
  4. Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein (z.B. durch digitale Signatur, oder ein internes Kontrollverfahren).
  5. Es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
  6. Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein.

Alle diese Voraussetzungen haben Rechnungssteller und Rechnungsempfänger unabhängig voneinander jeweils in Ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.


Zustimmung zum elektronischen Rechnungssystem

Die Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. So kann z.B. die Verwendung von elektronischen Rechnungen in den AGB aufgenommen werden. Ebenfalls genügt auch die „stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung oder ein „konkludente Zustimmung“.


Elektronisches Format

Dabei ist es unerheblich, ob es sich z.B. um ein Portable Document Format (PDF) handelt oder die elektronische Rechnung als Bild (jpg., gif., bmp. etc.) vorliegt. Unerheblich ist ebenfalls, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde, sie muss nur auf elektronischem Weg den Kunden erreichen. Weiterhin werden die gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten – in Deutschland gemäß UStG § 14b 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre.

In Österreich sind mittels Telefax übermittelte Rechnungen, unabhängig von der verwendeten Telefax-Technologie, als elektronische Rechnung anzusehen. In Deutschland gelten Rechnungen die per Standard-Telefax empfangen werden als Papierrechnung, während Rechnungen die per Computer-Telefax oder über einen Fax-Server empfangen werden als elektronische Rechnungen gelten.


Menschliche Lesbarkeit

Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.


Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts kann gewährleistet werden durch:

-       Eine qualifizierte elektronische Signatur i. S. d. Signaturgesetzes

-       Mittels elektronische Datenaustausch (z.B. EDI-Verfahren)

-       Mittels PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) Verfahren

-       Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, mit dem man jede Eintragung bis zur Quelle zurückverfolgen kann, um deren Richtigkeit zu prüfen. 

 

Rechnungsmerkmale / Pflichtangaben

Genauso wie bei der Papierrechnung sind alle Pflichtangaben einer Rechnung einzuhalten. 


Auszug Bundesministerium für Finanzen:

http://Informationen des Bundesministerium für Finanzen


Sollten Sie noch Fragen haben, setzen Sie sich einfach direkt mit unserer Buchhaltung in Verbindung.

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